Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

MonSystems is een eenmanszaak die zich richt op e-commerce oplossingen en logistieke automatisering.

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens:

MonSystems
KVK: 97261653
BTW: NL005259084B49
Hoofddorp, Nederland
E-mail: mail@monsystems.nl

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Via het contactformulier

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bericht

Automatisch bij gebruik van het contactformulier

• User-agent (browsertype en versie)
• IP-adres (voor spambeveiliging via reCAPTCHA)

Via e-mail en telefonisch contact

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (indien vermeld)
• Inhoud van je bericht of vraag

Via website-analytics (Google Analytics 4)

• IP-adres (geanonimiseerd)
• Browsertype en versie
• Bezochte pagina's en duur van bezoek
• Verwijzende website

Via Google Fonts

• IP-adres (bij het laden van lettertypen vanaf Google-servers)

Bij projecten en opdrachten

• Contactgegevens
• Facturatiegegevens
• KVK- en BTW-nummer
• Betaalgegevens (via externe payment processor)

3. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Contact en communicatie

Om je vragen te beantwoorden, afspraken in te plannen, en offertes op te stellen.

Dienstverlening

Om projecten uit te voeren, facturen te versturen, en support te bieden.

Spambeveiliging

Om misbruik van het contactformulier te voorkomen (via Google reCAPTCHA v3).

Website verbetering

Om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en deze te verbeteren (via geanonimiseerde analytics).

Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen (facturatie, boekhouding).

4. Op basis waarvan verwerken we gegevens?

5. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. We verkopen je gegevens nooit aan derden.

Met deze partijen zijn, waar van toepassing, verwerkersovereenkomsten afgesloten of zijn passende waarborgen getroffen.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Voor deze doorgifte zijn passende waarborgen getroffen:

• Cloudflare en Google: Vallen onder het EU-US Data Privacy Framework (DPF), waarmee een passend beschermingsniveau is gewaarborgd conform het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
• Telegram: Doorgifte vindt plaats op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) of jouw toestemming bij het gebruik van het contactformulier.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: SSL/TLS-versleuteling, beveiligde servers (Cloudflare), toegangsbeperking, backups, en up-to-date software.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Contactformulierinzendingen (database): Maximaal 2 jaar na laatste contact, daarna verwijderd.
• Contactverzoeken via e-mail: 2 jaar na laatste contact.
• Klantgegevens en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Analytics-data: 26 maanden (Google Analytics standaardinstelling).

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor jou of jou op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft. Google reCAPTCHA beoordeelt automatisch of een formulierinzending van een echt persoon afkomstig is, maar dit leidt niet tot geautomatiseerde beslissingen over jou als persoon.

10. Wat zijn je rechten?

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je kunt opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing: Je kunt vragen om verwijdering van je gegevens.
• Recht op beperking van verwerking: Je kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: Je kunt je gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: Waar verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je deze op elk moment intrekken. Dit tast de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking niet aan.

11. Cookies

We gebruiken functionele cookies (Cloudflare) en analytische cookies (Google Analytics 4, geanonimiseerd). Daarnaast plaatst Google reCAPTCHA cookies op de contactpagina. Lees ons cookiebeleid voor een volledig overzicht van welke cookies we plaatsen, waarom, en hoe je ze kunt beheren.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we nieuwe diensten toevoegen of wanneer wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina met vermelding van de datum van laatste wijziging.

13. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

14. Vragen?